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L’Équipe contribue au succès de votre clinique en optimisant votre horaire, synergie avec l’équipe de marketing, compréhension poussée de la dentisterie.

Aujourd’hui, avoir une secrétaire de qualité est difficile, contribuer à améliorer son environnement de travail en sous-traitant les tâches plus répétitives mais qui sont essentielles à une saine facturation.

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À raison de 4 RDV annulés par semaine, décommandés à la dernière minute ou simplement oubliés, ce problème gangrène votre cabinet dentaire. La principale conséquence de ce type de comportement est la difficulté d’obtenir un rendez-vous dans votre cabinet. Il est temps d’améliorer votre gestion des rendez-vous et augmenter votre productivité.

Pourquoi va-t-on chez le dentiste ?

On va rarement par plaisir ou par souci d’hygiène. On y va généralement quand c’est trop tard, donc quand on a très mal. Et c’est bien là le souci. Lorsque l’on appelle pour un rendez-vous chez son dentiste, on souhaite un rendez-vous très rapidement, pour mettre fin à ses douleurs. Mais la désorganisation de votre planning avec des rendez-vous non respectés bloque des créneaux pour des patients qui eux, en ont bien besoin.

Les différents types de patients qui annulent leurs RDV

Pour réussir à mieux gérer votre planning, il est impératif de prendre le temps d’analyser vos patients pour identifier d’où vient le problème. On peut généralement constater ces différents types de patients : les étourdis, les irrespectueux, les sans-gêne.
Il est fréquent que des patients appellent plusieurs dentistes pour obtenir un RDV et choisissent celui qui a répondu le plus rapidement à sa demande, oubliant d’annuler tous les autres cabinets. Ils ne prennent pas conscience de l’importance d’un rendez-vous médical. Votre réceptionniste a un travail important à faire dans sa communication pour contourner cette attitude.

Les plus étourdis oublient carrément leur RDV et un simple rappel automatique, un SMS ou un mail suffit à assurer leur présence.
On trouve également ceux qui ont des imprévus de dernière minute et appellent pour annuler. Là encore, votre réceptionniste a un rôle à jouer pour lui reproposer un rendez-vous qui cette fois-ci sera honoré. S’il n’appelle pas pour prévenir, votre réceptionniste pourra dans ce cas, le recontacter pour connaître les raisons de son absence et lui placer à nouveau un rendez-vous.
Dans tous les cas, les patients doivent se rendre compte de l’importance de leur rendez-vous et de la chance de l’obtenir avec vous.

Mieux gérer la prise de rendez-vous pour optimiser son planning
Il n’est pas question ici de placer 3 rendez-vous en même temps à la même heure, juste au cas où un patient ne se présenterait pas. Même si on rencontre des fois cette pratique dans certains cabinets, elle est insupportable pour vos patients, car l’attente devient beaucoup trop longue.
La meilleure gestion de vos rendez-vous et l’identification de vos patients seront décisives pour réussir à optimiser votre planning et réduire l’attente pour obtenir un rendez-vous. Attendre 3 mois pour avoir un rendez-vous urgent ne sera pas concevable pour vos patients. Voyez avec votre réceptionniste comment mettre en place un script téléphonique pour s’assurer de la présence des patients aux RDV. Lors de la prise de RDV sur place, sa communication devra être également très claire et précise. Mettez en place des outils de rappels, précisez la politique d’annulation, donnez de la valeur à votre cabinet afin que vos patients comprennent l’importance et la chance d’un rendez-vous avec vous.

Réussir à mieux gérer son planning afin de réduire l’attente pour l’obtention d’un rendez-vous, est un travail quotidien à faire sur le long terme. Il est impératif qu’aussi bien les patients que votre équipe soient sensibilisés à l’importance d’un rendez-vous respecté.

L’importance d’un script pour la réceptionniste

Nous notons plusieurs rendez-vous manqués, annulés pour la simple raison que la réceptionniste ne réussit pas à donner de la valeur au rendez-vous. Il faut développer une expérience patient autant par sa tonalité, son assurance, sa fermeté que par le script téléphonique.

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