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Formation clinique

La coordonnatrice de traitement

27 janvier 2020   —   par Paskale

La coordonnatrice de traitement

Par Mirjana Šindolić

L’efficacité d’une équipe dépend, bien entendu, des membres qui la composent. Dentem propose un modèle unique pour améliorer le rendement de votre clinique dentaire: l’embauche d’une coordonnatrice de traitement. Une redéfinition des tâches est de mise pour clarifier les rôles de chacun. En effet, chaque personne doit avoir un poste défini. Il faut également s’assurer que chaque employé soit à la bonne place. Notre stratégie repose notamment sur l’identification ou l’embauche d’une coordonnatrice de traitement dans votre clinique. Son rôle sera de s’occuper uniquement des nouveaux patients. Elle sera formée pour offrir un service personnalisé et de qualité supérieure aux nouveaux intéressés. Sa présence est essentielle à la création et au développement d’une relation de confiance avec les patients.

La gestion des nouveaux patients

La coordonnatrice de traitement diminuera jusqu’à 90 % des tâches du dentiste qui ne sont pas directement liées à la dentisterie. C’est doublement gagnant, car d’une part, cela permet d’alléger la liste de tâches du dentiste, et de l’autre, cela permet à la coordonnatrice de mettre l’accent sur la relation avec le nouveau patient, plus spécifiquement.  Les responsables de l’accueil peuvent également mettre leur énergie sur les autres tâches administratives et laisser l’accueil des nouveaux patients à la coordonnatrice de traitement, ce qui demande une attention bien particulière. En effet, l’approche, le ton et le discours sont particulièrement importants dans un échange avec un nouveau patient. Ce sont ces détails qui font toute la différence. Un nouveau patient ne sera donc jamais placé en attente, et sera convenablement accueilli et écouté.

La relation de confiance

La première tâche d’une coordonnatrice de traitement sera de planifier une consultation gratuite avec le nouveau patient. Lors de cette rencontre, son principal objectif sera de bâtir une relation de confiance avec lui. C’est l’occasion de lui présenter les services offerts à la clinique, sans toutefois lui recommander lequel choisir. Son rôle est d’accompagner les patients durant leur parcours de soins, et de bien répondre à leurs questions. Elle sera responsable des suivis, de la logistique et des aspects financiers. C’est grâce à ce lien de confiance qu’elle aura développé avec le patient, qu’il sera davantage porté à considérer les traitements proposés.

Le discours

La coordonnatrice de traitement devra avoir une formation pour perfectionner ses techniques. Notre équipe s’occupera de la guider. Le vocabulaire à utiliser avec le nouveau patient est important, tout comme la ligne directrice de la conversation qui doit être guidée par la coordonnatrice avec assurance. Cela ne vient pas naturellement, il faut l’apprendre et le pratiquer. Sa formation nous permet également de recueillir des données importantes. Une mine d’information se trouve dans vos données. Il suffit de savoir les regrouper, et de les analyser afin de pouvoir les utiliser intelligemment. Combien de nouveaux patients téléphonent à votre clinique ? Combien prennent rendez-vous ? Les réponses à ces questions aident notre équipe de spécialistes à bâtir une stratégie adaptée à votre réalité, à vos besoins.

Il ne faut absolument pas négliger l’importance de la coordonnatrice de traitement au sein de votre équipe. C’est un investissement, et certainement un gain à plusieurs niveaux. Vous ferez personnellement une économie de temps, votre équipe sera plus efficace et vos patients bénéficieront d’un accompagnement privilégié. Vous en ressortirez tous gagnants.

 

Au sujet de l’auteur…

Mirjana Šindolić

Mon nom est Mirjana Šindolić, et vous pouvez m’appeler Mia.

J’ai gradué de l’École de médecine dentaire de l’Université de Belgrade il y a trente ans. Suite à l’obtention de mon diplôme, j’ai été admise au programme d’études de maîtrise et d’études spécialisées en dentisterie pédiatrique et préventive.

Pendant dix-huit ans, j’étais en apprentissage constant et j’enseignais également. Très tôt durant mon parcours professionnel, j’ai développé un intérêt particulier pour les communications. Encore aujourd’hui, il s’agit d’une passion pour moi. Le travail à l’université m’a appris à montrer l’exemple, à appliquer des méthodes fondées sur des preuves et à toujours prêter une oreille attentive.

Il y a dix ans, après avoir immigré au Québec, au Canada, je ne pouvais me douter que ma soif d’apprendre grandirait autant, et que mon amour pour les communications m’amènerait à apprendre cinq langues. Je parle, je lis et j’écris le serbo-croate (ma langue maternelle), le français, l’anglais, le russe et le roumain.

En 2016, j’ai complété un programme d’hygiène dentaire au Cégep de  Saint-Hyacinthe et depuis, je suis immergée dans le système de santé bucco-dentaire au Québec. J’ai eu la chance de travailler dans des cliniques dentaires de haute technologie où les relations humaines étaient particulièrement avancées également. En comprenant l’environnement interculturel et multiculturel, et en reconnaissant les besoins humains et les attentes essentielles, je suis convaincue que la gentillesse et l’expertise sont des sources de notre bien-être.

C’est un privilège pour moi de pouvoir synthétiser les connaissances des deux principaux acteurs de la clinique dentaire : dentiste et hygiéniste dentaire. Plus ils travaillent ensemble, meilleurs sont les résultats professionnels et plus les modes de vie sont équilibrés.

Ma personnalité s’est forgée dans le milieu dentaire. Ma formation universitaire m’a procuré un apprentissage durable et m’a permis d’accumuler une expérience et une confiance à partager des connaissances, des suggestions et des solutions avec les équipes dentaires et les patients. La nature humaine dans un mode de vie agité reste ouverte à l’acquisition de nouvelles informations et à son amélioration.

Je peux vous aider à réduire votre niveau de stress, à améliorer vos techniques de communication, à transformer les commentaires en résultats constructifs, à construire une équipe dédiée et à trouver votre propre « bouton de motivation ».
 

 

 

 

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