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Formation clinique, Générer des nouveaux patients

Vérifiez-vous la qualité de votre secrétariat?

29 mai 2019   —   par Karine Bréard

Découvrez maintenant les opportunités de formation et les possibilités d’amélioration pour votre pratique.

Votre secrétariat est le premier contact avec vos patients, l’expérience patient démarre à cet endroit. Est-ce que vous le monitorez? Découvrez quelques astuces pour la formation de votre secrétariat!

Ne laissez rien au hasard et prenez le contrôle de votre clinique en appliquant la surveillance des appels entrants.
Grâce à la surveillance des appels, vous pouvez améliorer :
– Les performances des employés.
– Une aide pour la formation d’une nouvelle secrétaire.
– Identifier vos canaux de publicité optimaux.

1. Améliorez les performances de votre personnel à la réception

La façon dont le personnel à la réception communique avec les appelants a tendance à s’améliorer dès qu’ils savent que chaque appel est surveillé. Cela ne signifie pas que les employés qui ont répondu au téléphone étaient indifférents, impolis ou négligents avant l’installation du système; nous avons tout simplement tendance à adopter un meilleur comportement lorsque nous sommes surveillés ou écoutés.
Si, en écoutant les appels entrants, vous trouvez un ou plusieurs membres du personnel de la réception qui semblent désintéressés, peu aimables ou peu professionnels, vous avez maintenant la possibilité de les corriger. Vous constaterez que ce seul changement peut améliorer les taux de conversion des appels entrants de nouveaux patients potentiels.
Parfois, une réceptionniste est confrontée à des questions auxquelles elle ne peut pas répondre facilement. Lorsque vous entendez le membre du personnel obliger une personne en attente pour répondre à un certain type de question, vous pouvez placer cette question et sa réponse sur une liste à conserver au bureau de la réception. Après un moment, chaque question générale et la réponse seront facilement accessibles à toute personne répondant au téléphone.
Le flux d’appels dans un cabinet dentaire varie en fonction du jour de la semaine et de l’heure. Savez-vous quand vos lignes risquent d’être surchargées et que le personnel de la réception est submergé par les appels? La surveillance des appels peut vous aider à comprendre cela. Vous saurez alors quand le personnel de votre réception aura probablement besoin d’aide.

2. Convertir plus de patients, formation secretariat

Offrez-vous aux patients ce qu’ils demandent? La réceptionniste, occupée à répondre aux appels et à répondre aux questions ou à la planification des patients n’a pas le temps de noter les services ou les produits que les futurs patients demandent.
Par exemple, en surveillant les appels de la réception, vous constaterez peut-être que vous perdez un trop grand nombre de patients potentiels, car le cabinet n’est pas ouvert un jour donné ou à une heure normale.
Ou vous pourriez trouver que beaucoup de gens posent des questions sur des aspects concernant la gestion de la douleur ou ce que vous faites pour les patients anxieux, mais que votre personnel ne connaît pas vos politiques..
Il se peut que des patients potentiels aient entendu parler d’une certaine marque de produit ou d’une solution de cosmétique que vous n’offrez ni ne promouvez. En prendre conscience est un excellent outil pour augmenter le nombre de patients, car vous avez sûrement des méthodes alternatives meilleures mais votre personnel ne connaît pas la différence.
3. Augmentez votre retour sur investissement en contrôlant vos canaux de publicité

Vous êtes sollicité grandement par tout types de produits publicitaires; savoir quels canaux produisent les meilleurs résultats et lesquels ne rapportent pas est l’un des aspects les plus vitaux de la gestion de la pratique.
Une analyse intelligente des informations que vous obtenez à partir de cette surveillance d’appels, ajoutée à toute autre analyse marketing, augmentera considérablement le retour sur investissement de votre investissement publicitaire.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles il est si important de surveiller les appels de la réception. Votre personnel, votre public et votre cabinet bénéficieront tous des informations détaillées fournies par ce contrôle.
Prêt à mettre en œuvre un suivi et un enregistrement des appels conformes à la norme HIPAA pour votre cabinet dentaire?
Contactez-nous pour connaître la source de vos appels et comment améliorer votre réception afin de pouvoir augmenter votre nombre de patient.

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